Se sistematizaron y analizaron los hallazgos de los informes generales de auditoría gubernamental, aprobados entre 2018 y 2021, referentes a la gestión de medicamentos e insumos médicos, efectuada entre 2013 y 2021, en las unidades del Ministerio de Salud Pública (MSP) y en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (Iess); el resultado cinco irregularidades recurrentes que inciden en la escasez de medicamentos para los pacientes. 

1. Falencias en la gestión de las existencias e inventarios.
2. Falencias en la calificación de ofertas.
3. Incumplimiento de obligaciones contractuales.
4. Falencias en la elaboración de estudios de mercado.
5. Inadecuada planificación para la compra de insumos médicos.  

Falencias en la gestión de las existencias e inventarios

Con 108 apariciones, las falencias en la gestión de las existencias e inventarios representan el 34 % de los hallazgos, en los informes de las acciones de control aprobadas entre 2018 y 2021 que fueron utilizados para la elaboración de este Reporte.

Esta categoría de análisis incluye hallazgos relacionados con:

• La ausencia de procedimientos para controlar los inventarios y la elaboración de documentos que justifiquen ingresos y egresos de bodegas, farmacias y sistemas institucionales.
• Condiciones sanitarias y de infraestructura deficientes para el almacenamiento de los productos.
• Falta de verificación de insumos y medicamentos próximos a vencer o aquellos que ya habían caducado, a fin de realizar la gestión para su canje y reposición.
• Ausencia de gestiones para recuperar medicamentos e insumos prestados a otras unidades de la red de salud pública.

Las irregularidades ocasionaron que la información de los inventarios esté desactualizada y que las instituciones desconozcan las existencias con las que cuentan para brindar atención oportuna y adecuada a los pacientes.

El personal a cargo del control de insumos en bodegas y farmacias no cumplió con las tareas a su cargo para la custodia de los bienes, provocando que caduquen, estén en mal estado, se almacenen en lugares inadecuados y que no cumplan el fin para el cual fueron adquiridos.

Los informes de auditoría también señalan que no se justificó documentadamente la salida de medicinas e insumos médicos, de las bodegas y farmacias de las entidades, lo que impidió verificar y validar su entrega y uso en las unidades operativas y a los pacientes.

La falta de inspecciones periódicas originó que no se adviertan deficiencias en los sitios de almacenamiento, ni las soluciones a implementarse para corregir los defectos en las infraestructuras. Estas omisiones provocaron que los bienes se deterioren, generando pérdidas económicas para las entidades.

Tampoco se elaboraron registros actualizados y detallados o no se emplearon los sistemas diseñados para este fin, que permitan verificar fármacos e insumos caducados o próximos a vencer, lo que originó que no se gestione oportunamente su canje y que, en varios casos, no se recuperen, provocando pérdidas económicas para el Estado.

No se recuperaron medicamentos o dispositivos médicos que fueron entregados en calidad de préstamo a otras dependencias, limitando la capacidad para responder a las necesidades prioritarias y se realizaron adquisiciones sin verificar el número de insumos con el que las entidades contaban, ocasionando que se compren más productos de los necesarios.

Las fallas descritas se identificaron, por ejemplo, en los hospitales del Iess: General de Machala, Teodoro Maldonado Carbo, General de Ibarra, General de Manta; así como en unidades del MSP: hospitales Luis G. Dávila, Guasmo Sur, Doctor Verdi Cevallos Balda, General de Latacunga, entre otros.

 Falencias en la calificación de ofertas

Los equipos de auditoría identificaron que las comisiones, conformadas para calificar las ofertas de los procesos de contratación, no recomendaron la adjudicación de contratos a proveedores idóneos, que garanticen el cumplimiento de los términos contractuales en la provisión de insumos y medicamentos, bajo estándares de calidad.

Las comisiones no verificaron el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en los pliegos de contratación, ni la veracidad de la documentación que respaldó la capacidad técnica o la experiencia de los oferentes.

En consecuencia, varios contratos se adjudicaron a proveedores que no acreditaron su experiencia general y específica, conforme lo establecido por la entidad contratante, situaciones en las que debió declararse el concurso como desierto, de conformidad con el artículo 33 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, por las inhabilidades detectadas y la falta de documentación de sustento. En otros casos, se excluyó de los concursos a ofertas que sí cumplían los requisitos.

Las comisiones tampoco validaron que los proveedores cuenten con certificaciones para constatar la calidad de los medicamentos e insumos médicos y su procedencia, como registros sanitarios, permisos de funcionamiento emitidos por la Agencia Nacional de Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria, entre otros, originando que no se garantice su calidad y se desconozca su origen.

Incumplimiento de obligaciones contractuales

Los hallazgos de las auditorías señalan la inobservancia de los plazos para la ejecución de los contratos, la entrega incompleta de los insumos adquiridos o la entrega de productos que no concordaron con las especificaciones técnicas establecidas.

Se establecieron retrasos de entre 10 a 142 días en la entrega de insumos y medicamentos, por la falta de seguimiento y control a los términos de los contratos. Otra irregularidad es la aprobación, sin sustento legal ni justificación técnica, de prórrogas y suspensiones a los términos contractuales.

Auditoría también observó que varios proveedores no entregaron la totalidad de medicamentos adquiridos o que las características de los insumos diferían de las requeridas. Estas circunstancias se presentaron principalmente en unidades del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Esto ocasionó que los centros de salud no cuenten con los dispositivos médicos, fármacos y otros insumos, dentro de los tiempos previstos. Las dependencias del MSP y el Iess no impusieron multas a los contratistas por estos incumplimientos, como establece la normativa.

 Falencias en la elaboración de estudios de mercado

 La elaboración de estudios de mercado es parte de la fase preparatoria en procesos de contratación pública. Permite identificar el presupuesto referencial de las contrataciones, a partir de los costos de mercado, a través de consultas a proveedores y de procesos anteriores, publicados en el Portal de Compras Púbicas.

En la elaboración del Reporte de Control Público se identificó que la tercera falencia recurrente fueron las inconsistencias en la definición de presupuestos referenciales, para la adquisición de insumos médicos y medicamentos. Las unidades médicas no verificaron contrataciones similares, realizadas previamente, a fin de identificar proveedores y mejores costos. Tampoco se realizó un análisis de precios unitarios en compras por catálogo electrónico[2] y, en algunos casos, no se empleó esta herramienta.

Esta deficiencia ocasionó que los presupuestos de varias contrataciones no se sustenten técnicamente y que las entidades suscriban contratos con precios superiores a los vigentes. Los equipos de auditoría identificaron costos más bajos, en adquisiciones previas de los mismos productos. Además, los presupuestos se fijaron sin cumplir la normativa del Iess o con valores que superaron los límites establecidos por el Consejo Nacional de Fijación y Revisión de Precios de Medicamentos de Uso y Consumo Humano.

Contraloría determinó estos hallazgos en compras a cargo de los hospitales General de Los Ceibos, General de Machala, General Guasmo Sur, General de Latacunga y el Centro Clínico Quirúrgico Ambulatorio Norte de Tarqui, entre otros.

Inadecuada planificación para la compra de insumos médicos

Esta categoría recoge hallazgos relacionados con el uso recurrente de la modalidad de ínfima cuantía, para adquirir medicamentos e insumos médicos, en las unidades del Ministerio de Salud y del seguro social. Para los auditores, el motivo principal para recurrir a esta modalidad fue la falta de planificación previa de las necesidades institucionales, para brindar atención a sus usuarios.

Además, eludir el uso de mecanismos como el catálogo electrónico u otros procesos dinámicos de contratación pública, ocasiona que no se asegure que el abastecimiento de insumos sea el más conveniente, en términos económicos. Adicionalmente, varias de estas compras se realizaron con los mismos proveedores, lo que limitó la participación de otros oferentes, aspecto detallado en los principios de la Ley de Contratación Pública, en su artículo 4.

Este hallazgo también expone casos en los que se efectuaron compras sin análisis sobre las necesidades reales de la entidad, a partir del cálculo del consumo de medicamentos o la rotación de insumos, de acuerdo al stock en las bodegas o farmacias de las unidades de salud.